Organização de documentos no escritório é um problema. E você precisa decidir como resolvê-lo logo. Já pensou ter que reorganizar tudo?
Sobre a organização de documentos no escritório, eu vou ser sincero com você. Eu não sei qual é a melhor maneira de melhorar a sua organização. Eu sei como eu fiz no meu escritório. E quero compartilhar essa experiência, porque para nós tem funcionado muito bem.
Vou lhe contar como funciona, mas não esqueça da lição dos banqueiros suíços: pense com sua própria cabeça.
O Arquivo Físico
Nós temos pastas suspensas separadas por cliente (“Nome do cliente”), para guardar originais de documentos e, se a documentação é muita, pastas por casos (“Nome do cliente x Parte contrária” ou o apelido do caso, quando se trata de operações da Polícia Federal, por exemplo).
Bem simples, com ordenação alfabética.
Quando são muitos documentos mesmo – principalmente cópias de processos – usamos caixas ao invés de pastas. E uma observação curiosa: tudo isso está guardado em minha casa, não no escritório. Eu pude comprovar como isso era bom quando, no início de 2016, nós migramos de sala, após realizar a fusão do nosso escritório com outro maior. Não foi necessário nenhuma mudança de arquivo. Tudo já estava devidamente organizado em casa.
Mas você deve ser perguntar: e se eu precisar de algum documento? Então, no Estado de Santa Catarina, onde atuamos, todos os processos novos da Justiça Estadual e da Justiça Federal são digitais. Além disso, a Justiça Estadual admite peticionamento eletrônico em todos os processos.
Por isso, a maior parte do nosso acervo de documentos está digitalizado.
Como de praxe, sempre que fechamos um contrato novo nós escaneamos a documentação e a deixamos guardada no nosso Dropbox ou Google Drive. Contrato de honorários, procuração, documentos de identificação do cliente, comprovante de residência, provas, tudo está digitalizado e a poucos cliques de distância.
Inclusive, isso acaba reduzindo nosso arquivo físico, porque na maior parte das vezes entregamos os originais para os clientes. Para alguns, é uma falta de cautela do advogado, não guardar os originais. Para nós, o cliente precisa ser um adulto responsável e guardar os originais. Nossa cautela consiste em informar o cliente no sentido de que toda documentação deve ser guardada até segunda ordem. Alguns documentos especialmente importantes nós guardamos, como os títulos executivos – cheques, duplicatas etc.
Mas existe uma dificuldade a mais nesse caso.
Como Organizar As Pastas Digitais?
Pelo volume de documentos, nós precisamos ter um controle muito mais rigoroso do arquivo digital, para conseguirmos nos localizar.
Nós utilizamos a seguinte divisão (a paragrafação vai indicar que pasta está dentro de qual)
Administrativo.
Advocacia.
Criminal.
Joao da Silva x MPF (Crime fiscal) – 1234567-00.2016.0.00.0000.
Lembre-se: O assunto é importante para diferenciar alguns clientes muito litigantes. Pode ser que você possua uma mesma empresa litigando em diversas execuções fiscais por exemplo. O assunto permite diferenciar as pastas rapidamente, sem precisar decorar o número dos processos.
Empresarial.
Porcas e Parafusos Joao.
Porcas e Parafusos Joao x Uniao (EF) – 7654321-00.2016.0.00.0000.
Basicamente é isso, acerca das pastas. Também não somos muito obsessivos. Às vezes utilizamos três nomes ao invés de dois, ou apenas um. Às vezes não colocamos o número do processo. Quando os casos exigem tratamento específico, nos adaptamos. Por exemplo, algumas petições iniciais exigem muitos documentos. Nesses casos, a própria petição inicial pode ter uma pasta própria: 1 Peticao inicial.
Isso me lembra de outra questão: a organização dos arquivos digitais. Essa parte é fundamental. Sempre me incomodou nos escritórios que trabalhei, antes de abrir meu próprio, como os arquivos eram mal nomeados e simplesmente era impossível encontrar modelos antigos e identificar a ordem de protocolo das peças.
Nós seguimos dois tipos de nomenclatura: por data e por ordem de elaboração.
Por data consiste em inserir, no início do nome do arquivo, o ano, o mês e o dia: 20160830 é um arquivo produzido em 30 de agosto de 2016. Porque invertido e porque no início do nome? Para que os arquivos fiquem listados por ordem de elaboração na ordenação por nome. Ou seja, você não precisa ordenar por data de elaboração os arquivos para saber qual foi produzido antes e qual depois.
A pasta fica assim, por exemplo:
Outro método é organizar por ordem. Nesse caso, apenas inserimos um número no início do nome do arquivo. Fica assim:
Quando usamos cada uma? Na realidade, utilizamos as duas, dependendo do caso. Quando precisamos anexar muitos arquivos, costumamos utilizar por ordem, para o nome do arquivo não ficar muito grande (Você pode realmente estranhar no início o nome dos arquivos assim). Desse jeito:
O objetivo é sempre conseguir identificar o que veio antes e o que veio depois. Assim eu posso identificar rapidamente minha última petição ou localizar a qualificação completa das partes para um novo caso. Veja no exemplo anterior que, sem o número e ordenando as pastas por nome, a Diligencia apareceria antes da Peticao inicial, apesar de ter sido a última peça protocolada.
Dica 1: toda pasta deve ter um arquivo chamado 0 Contrato de honorarios. É a primeira coisa da pasta.
Dica 2: normalmente você terá documentos não utilizados. Nesse caso, uma pasta “Documentos” ou qualquer outro nome que você preferir deve ajudar a manter a organização.
Dica 3: quando encerramos um caso, arquivamos a pasta digital (e não deletamos ela).
Não sei como é no seu Estado, sua realidade pode ser bem diferente e exigir cópias e cópias integrais de processos físicos. Por isso, estou apenas expondo a nossa prática, que para nós funciona. Quem sabe ela possa ajudar você na organização dos documentos do seu escritório.