Multitarefa e aumento da produtividade: realidade ou mito?
Você está no telefone com um cliente e, ao mesmo tempo, escreve um e-mail para a sua equipe. Assim que você desliga, um colega vem à sua mesa e você responde à pergunta dele, enquanto digita uma mensagem no WhatsApp para o seu chefe. Quem de vocês se identifica com este cenário de executar várias atividades ao mesmo tempo?
Para aumentar a nossa produtividade, muitos de nós costumamos realizar tarefas simultâneas em algum grau. E, num mundo frenético, em que as coisas estão acontecendo a todo instante, muitas vezes, as pessoas que multitarefam são vistas como eficientes e eficazes. Afinal, aos olhos dos outros são percebidas como pessoas sempre ocupadas…. E será que não temos mesmo mais resultados quando fazemos mais de uma coisa ao mesmo tempo?
Na verdade, multitarefar não nos faz tão produtivo como pensamos ou os outros acreditam. Além disso, já está comprovado que a qualidade do nosso trabalho cai muito, quando realizamos as atividades desta maneira. E isso pode estar nos fazendo perder muito mais tempo, ao invés de economizá-lo.
Neste artigo vamos analisar questões associadas à multitarefa e entender o porquê de adotar uma outra maneira de trabalhar. Daremos também, algumas dicas de como mudar este hábito.
Multitarefa realmente economiza tempo?
Muitas pessoas têm estudado a multitarefa durante a última década e a conclusão que a maioria têm chegado é: ela não nos torna mais produtivos.
Várias pesquisas descobriram que, realizar inúmeras atividades ao mesmo tempo pode resultar num desperdício de 20 a 40% do nosso tempo, a depender daquilo que estamos tentando fazer.
E aquela ideia de que o cérebro da mulher é desenvolvido para isso, mas o do homem não, também não é verdadeira. Estudos comprovam que o cérebro humano só consegue se concentrar em uma tarefa por vez e, por mais que você acredite que não, existem dinâmicas que podem ser feitas para demonstrar que isso é apenas uma falsa percepção e não corresponde à realidade.
Imagine tentar falar com alguém e escrever um e-mail simultaneamente. Ambas atividades envolvem a comunicação ativa. Você não consegue conversar com uma pessoa e escrever um e-mail claro, preciso e focado, ao mesmo tempo. As tarefas são muito conflitantes e a sua mente fica sobrecarregada ao tentar alternar entre as duas.
Já ouvir uma pessoa e escrever um e-mail conjuntamente é um pouco mais fácil, pois envolvem diferentes habilidades. Contudo, a sua atenção para a pessoa que está falando vai oscilar para mais e para menos à medida que está escrevendo. Não há como se concentrar totalmente nas duas coisas ao mesmo tempo.
Tenho clientes que acreditavam piamente que multitarefavam com plena maestria, mas quando pararam para se analisar, perceberam, por exemplo, que quando estavam escrevendo um contrato e eram interrompidos por um telefonema, ao tentar retomar a tarefa, precisavam reler boa parte do documento que estavam escrevendo para retomar a linha de raciocínio.
Quanto mais complexas forem as atividades em conjunto, mais afetado o trabalho fica. Por exemplo, é praticamente impossível fazer uma apresentação de qualidade ao ter uma conversa emocionalmente carregada com um colega do escritório.
Os maiores problemas da multitarefa são:
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diminui a qualidade do trabalho;
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a falsa percepção de economia de tempo e
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o aumento dos níveis de estresse.
Este último porque, ao termos que lidar com várias coisas ao mesmo tempo, acabamos por nos sentir drenados, pressionados e cansados.
Por outro lado, ao dedicar toda a sua atenção a uma única tarefa, você é capaz de se concentrar e, provavelmente, além de terminá-la mais rapidamente, sentirá a sensação de dever cumprido, não só por ter tirado algo do caminho, como também, por ter realizado um trabalho de melhor qualidade.
Identificando se você está multitarefando
Pode ser um pouco desafiador para alguém que está acostumado, identificar quando está multitarefando. Contudo, existem alguns pontos que você pode se atentar para perceber isso:
Se você tem por hábito deixar várias páginas e abas abertas no seu computador, este é um forte sinal. O mesmo vale para sua mesa de trabalho. Se houver várias pastas de arquivos ou documentos além daqueles que está trabalhando, é bem possível que possa transitar entre eles várias vezes durante o dia.
Este hábito costuma aparecer ainda mais quando você está trabalhando em algo que não gosta, que acha maçante ou entediante. A realização de tarefa indesejáveis, estimula que a pessoa pare, a fim de checar mais o seu e-mail, olhar mais o celular, levantar para tomar um cafezinho, com o objetivo, ainda que inconsciente, de diminuir o incômodo de lidar com a atividade considerada chata.
Interrupções frequentes por telefonemas ou pessoas que vão à sua mesa também podem lhe levar isso. Preste atenção neste detalhe também..
E como parar de multitarefar?
Se você quer melhorar a qualidade do seu trabalho, reduzir os níveis de estresse e se tornar ainda mais eficiente, então precisa se dedicar a mudar o hábito de multitarefar.
Abaixo, estão algumas sugestões para lhe ajudar nisso.
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Planeje o seu dia por blocos. Defina horários específicos para retornar chamadas, responder e-mails e fazer pesquisas.
- Atente-se para as interrupções. Observe durante uma semana quem mais lhe interrompe e se os assuntos são urgentes ou não. Se as interrupções estiverem acontecendo por motivos banais, converse com os colegas para poderem organizá-las de uma melhor maneira, a fim de não prejudicar ninguém.
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Trabalhe para melhorar a sua concentração com o objetivo de conseguir se focar em uma tarefa por vez. No início, isso pode ser difícil, caso você esteja acostumado a realizar muitas ao mesmo tempo. Contudo, com o tempo, ficará surpreso com o que consegue terminar agindo assim.
- Toda vez que tiver o impulso de verificar o seu e-mail ou parar para fazer uma chamada, quando você realmente deveria estar focado em outra coisa, respire fundo e resista a esse desejo. Volte sua atenção para aquilo que deveria estar fazendo.
- Se os alertas de e-mails que pulam na tela do computador lhe atrapalham toda vez que aparecem, desligue-os. Isso pode lhe ajudar a evitar a tentação de verificar a sua caixa de entrada a todo instante.
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Sempre que se pegar multitarefando, pare. Tire cinco minutos para se sentar calmamente na sua mesa e fechar um pouco os olhos. Estas pausas curtas ajudam a reorientar a sua mente, diminuir o nível de estresse e melhorar a sua concentração. Além disso, dar esta breve relaxada no seu cérebro é um presente muito bem-vindo ao longo de um dia corrido.
- Naqueles momentos em que interrupções urgentes e inevitáveis surgirem, ao invés de multitarefar entre elas, busque anotar em que ponto deixou a tarefa atual, antes de deixá-la. Em seguida, vá tratar da urgência. Desta forma, você será capaz de lidar bem com ambas as tarefas e deixará alguma anotação de onde parou, a fim de retomar a tarefa original mais rapidamente.
Em resumo, muitos acreditam que realizar várias tarefas ao mesmo tempo é a melhor maneira de manejar a correria e as demandas de trabalho do dia a dia. Contudo, isso não é verdade. A realidade, como acabamos de mostrar, é que multitarefar diminui a qualidade dele, reduz a nossa capacidade de concentração e pode, realmente, nos custar um tempo precioso.
É muito importante mudar este hábito, a fim de obter benefícios surpreendentes, tais quais, ser mais produtivo, diminuir o estresse e ter mais energia ao final de cada dia. Pense sobre isso.
